Prenumerera

	Språkkonsulternas språkbrev
	Alertbox

Gemensam röst på webbplatsen - en fallstudie

Av Helena Englund 2003-01-19

Språkliga riktlinjer är minst lika viktiga som designriktlinjer i utvecklingen av en webbplats. I den här artikeln berättar vi om hur vi arbetade fram och kommunicerade språkliga dokument i fyra viktiga steg.

I dag har de flesta företag en levande webbplats som distribuerar information till kunder, intressenter, leverantörer eller medborgare. I utvecklingsarbetet har man tagit hänsyn till att det är många kockar som ska röra i soppan och därför har man utarbetat riktlinjer för designen. Det är nödvändigt för att t.ex. länkar ska vara likadant utformade på alla sidor, att företagets logotyp är konsekvent hanterad, att typsnitt och rubriker är lika överallt och så vidare.

Designriktlinjer brukar följa med beställningen och kravspecifikationen redan från början. Därför har de flesta stora webbplatser en enhetlig och bevarad design, trots att det kan vara flera hundra personer som har behörighet att publicera sidor.

Inte lika självklart med språkliga riktlinjer
Det borde vara lika självklart att ta fram riktlinjer för företagets språk - både övergripande kommunikationsplattform och mer detaljerade skrivregler. Sådana dokument är nödvändiga för att

• informationen ska kännas balanserad
• omfattningen och inriktningen ska bli enhetlig
• tonen, företagets röst, ska kännas igen
• språkbruket ska bli konsekvent.

Innehållet i dokumenten måste förstås också kommuniceras ut tydligt till alla som arbetar med information på företagets webbplats eller intranät. Det kan ske genom utbildningsinsatser, en särskild språkwebb på intranätet, frukostmöten etc. Och som mycket annat är dessa insatser färskvaror som måste underhållas och uppdateras regelbundet. Annars är webbinfarkten snart ett faktum.

Fallstudie
Nyligen införde vi språkliga riktlinjer för webbansvariga på ett mindre kunskapsintensivt företag. Företaget har cirka 160 anställda och närmare hälften har behörighet att publicera information på företagets webbplats. För att bevara den enhetliga designen finns ett publiceringsverktyg som tillåter användaren att göra rubriker, fetstil, länkar och punktlistor, men i övrigt finns väldigt lite utrymme för att rubba sidornas fastlagda design.

En plattform att utgå ifrån
En kommunikationsbyrå hade redan tidigare tagit fram en s.k. toneboard. Det är samma typ av dokument som ibland kallas copymanual, kommunikationsmanual, kommunikationsplattform etc. och som alla anger hur företaget vill uppfattas och hur man ska kommunicera denna bild till kunderna. I vårt fall var det fastslaget i toneboarden att företaget ska vara kundens vän men samtidigt vara en professionell affärspartner.

Hur man blir konkret
Med toneboarden som utgångspunkt började vi ta fram konkreta, och ibland till och med grammatiska, tumregler för hur informationen ska presenteras. I en workshop med representanter för företagets avdelningar bestämdes att för att vara trovärdig i rollen som vän och affärspartner måste språket vara tilltalande och objektivt och vi formulerade följande paragraf i företagets språkguide:

Denna paragraf följdes av ytterligare fem paragrafer i språkguiden, som fick utgöra ett verktyg för skribenterna för att de ska veta vilken ton de ska anslå i sina texter.

Interna skrivregler
I ett tredje steg tog vi fram interna skrivregler. Där valde vi ett skrivsätt för områden där språkbruket vacklar och där språknämndens skrivregler har fler alternativ. Exempel på sådan områden är:

• Ska eller skall, ta eller taga
• Punkter i förkortningar eller inte
• Genitiv för initialförkortningar (t.ex. EU:s eller EUs)
• Hemsida, webbtjänst eller webbplats

Dessutom bör skrivregelsdokumentet hänvisa till någon etablerad skrivregelsamling för alla sammanhang som inte är berörda i de interna skrivreglerna, exempelvis Svenska skrivregler, Myndigheternas skrivregler eller TNC:s skrivregler för svenska och engelska.

De interna skrivreglerna bör naturligtvis också innefatta bransch- och företagsspecifika ord och fraser med rekommendationer om i vilken utsträckning de ska användas. Om ett företag exempelvis sysslar med mobila apparater är det bra att bestämma om en kategori ska kallas för handdator, handheld eller PDA. (Jag rekommenderar naturligtvis handdator!) Om webbplatsen har en sökmotor är det lämpligt att indexera synonymerna så att sökmotorn hittar oavsett vilket ord kunderna söker på.

Utbildning och fortbildning
Slutligen återstod bara att kommunicera våra dokument till dem som skulle använda dem. Vi lät alla gå en halvdagskurs (för att spara tid förlades den i samband med lunchen, alltså mellan 11 och 14). På kursen hann vi med att gå igenom paragraferna och även de viktigaste skrivreglerna, en enklare skrivövning och genomgång för att befästa kunskaperna samt diskussioner och förtydliganden. Vi demonstrerade också publiceringsverktyget och lärde till och med ut de elementäraste koderna i html.

Utvärdering
Nu gäller det bara att inte släppa taget om viljan och kunskapen att ha en gemensam och tydlig kommunikation på webbplatsen. Intranätet har en särskild språkavdelning som administreras av företagets informationsavdelning. Här hittar man alla aktuella dokument och så småningom ska det finnas frågor och svar, länkar till aktuella artiklar, ordböcker, m.m. En månad efter utbildningen ska de sammantagna insatserna utvärderas, men redan nu kan vi märka att skribenterna tycker att de fått nya kunskaper och tydlig vägledning för informationsurvalet och för hur informationen ska utformas, och de slipper öda tid och energi på att fundera på detaljer. Informationsavdelningen ser att språket och urvalet blivit mer enhetligt, och att språkbruket är konsekvent.
.......................

Språkkvalitet 2002 ©